Regulamin monitoringu wizyjnego

Regulamin Monitoringu Wizyjnego stosowany przez Współadministratorów Danych Osobowych

MKS Meble Marcin Surmiak Spółka Komandytowa oraz Adso Furniture Spółka Z Ograniczoną Odpowiedzialnością
obowiązujący od dnia 27 listopada 2024 r.

§1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin monitoringu wizyjnego (dalej jako: „Regulamin”) stosowany przez Współadministratorów Danych Osobowych, którymi są – MKS Meble Marcin Surmiak spółka komandytowa z siedzibą w Kępnie przy ul. Bractwa Kurkowego 5/29, Kępno 63-600, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sadowego pod numerem KRS: 0000812324, NIP: 6192050645, REGON: 384878073, reprezentowana przez Marcina Surmiaka – komplementariusza spółki oraz Adso Furniture spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kępnie, przy ul. Bractwa Kurkowego 5/29, Kępno 63-600, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000904935, NIP: 6192053891, REGON: 389124048, reprezentowana przez Agnieszkę Surmiak – Prezesa Zarządu określa cele i zasady funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego na nieruchomościach zarządzanych przez MKS Meble Marcin Surmiak spółka komandytowa oraz ADSO Furniture spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej jako: „Współadministratorzy Danych Osobowych”) określa cele i zasady funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego w nieruchomościach zarządzanych przez Współadministratorów Danych Osobowych, miejsca objęte monitoringiem, przechowywanie zapisów z kamer oraz tryb udostępniania zapisanych danych.
2. Pod pojęciem nieruchomości zarządzanych przez Współadministratorów danych osobowych rozumie się nieruchomości lub części nieruchomości stanowiące własność Współadministratorów Danych Osobowych lub inne nieruchomości wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej (dalej: „Nieruchomości”), którymi są Nieruchomości znajdujące się pod następującymi adresami:
   • ul. Bractwa Kurkowego 5/29, Kępno 63-600,
   • ul. Kwiatowa 29c, Kępno,
   • ul. Opalowa 9, Olszowa,
   • ul. Kasztanowa 15, Chojęcin – Parcele,
   • Mroczeń.
3. Współadministratorzy danych osobowych wyznaczą miejsca do stosowania monitoringu wizyjnego.

§ 2. Cele i podstawy prawne stosowania monitoringu wizyjnego

1. Monitoring wizyjny prowadzony jest w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku, ochrony dóbr i mienia Współadministratorów oraz osób przebywających na terenie Nieruchomości.
2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w systemie monitoringu wizyjnego jest: art. 6 ust. 1 lit. e i f oraz art. 9 ust. 1 lit. g i h Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”) w związku z właściwymi przepisami prawa krajowego,
3. Art. 22 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy

§ 3. Zakres monitoringu wizyjnego

1. Monitoring wizyjny z zapisem obrazu obejmuje miejsca wyznaczone przez Współadministratorów Danych Osobowych, na terenie Nieruchomości, a w szczególności wejścia/wyjścia z budynków, ciągi komunikacyjne wewnątrz budynków, hale magazynowe, dyżurki pracowników ochrony przy wejściach do budynków, a także teren wokół wyżej wymienionych budynków, w tym również parking.
2. Dane z systemu monitoringu obejmują: czas i miejsce zdarzeń objętych monitoringiem, wizerunki osób oraz sposoby zachowania się osób, których wizerunek utrwalono na urządzeniu rejestrującym, numery rejestracyjne samochodów w przypadku monitorowania wjazdu samochodu na teren Nieruchomości lub monitorowania parkingu.
3. Rejestracji i zapisowi danych na kamerach/serwerze podlega wyłącznie obraz. Kamery nie rejestrują dźwięku.
4. Monitoring funkcjonuje całodobowo.
5. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, zaplecza kuchennego, szatni stołówek oraz palarni, ani też innych pomieszczeń, w których instalacja monitoringu wizyjnego jest zabroniona na podstawie przepisów prawa.

§ 4. Okres przechowywania nagrań z monitoringu wizyjnego

1. Zapisy z monitoringu wizyjnego są przechowywane maksymalnie przez okres 90 dni. Po tym okresie zarejestrowane dane zostają automatycznie nadpisywane tj. całkowicie i trwale niszczone.
2. Osoba zainteresowana lub organ uprawniony na podstawie przepisów prawa może zwrócić się do Współadministratorów Danych Osobowych z pisemnym wnioskiem o zabezpieczenie przed automatycznym usunięciem nagrania z monitoringu na potrzeby przyszłego postępowania. Wniosek należy złożyć w siedzibie Wspóladministratorów. Wniosek o zabezpieczenie lub udostępnienie nagrania powinien zostać złożony przed upływem terminu przechowywania nagrań z monitoringu wizyjnego.
3. Prawidłowo złożony wniosek o zabezpieczenie lub udostępnienie nagrań z monitoringu wizyjnego powinien zawierać dokładną datę, przybliżony czas zdarzenia oraz miejsce zdarzenia. W przeciwnym razie nie będzie możliwości odnalezienia właściwego obrazu. Wniosek powinien zawierać również uzasadnienie żądania zabezpieczenia nagrania z monitoringu.
4. W przypadku, w którym nagrania z monitoringu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa, lub gdy Współadministratorzy powzięli wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa, termin wskazany w ust. 1 może ulec przedłużeniu, do czasu prawomocnego przedłużenia postępowania.
5. Zabezpieczone kopie nagrań z systemu monitoringu wizyjnego mogą zostać udostępnione uprawnionym organom w zakresie prowadzonych przez nie czynności prawnych np. Policji, Sądom, Prokuraturze, na ich pisemny wniosek. W innych uzasadnionych przypadkach, zabezpieczone kopie nagrań mogą zostać udostępnione jedynie za pisemną zgodą osób decyzyjnych po stronie Współadministratorów Danych Osobowych.
6. Informacja o udostępnieniu nagrań z monitoringu wizyjnego zostaje odnotowana przez pracownika/współpracownika, który je udostępnił w tzw. Rejestrze udostępnienia danych z monitoringu wizyjnego stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

§ 5. Obsługa monitoringu wizyjnego

1. Funkcjonujący w Nieruchomościach System Monitoringu Wizyjnego składa się z:
   • Kamer rejestrujących zdarzenia w rozdzielczości umożliwiających identyfikację osób,
   • Serwera na którym zapisywany jest obraz z kamer,
   • Monitorów umożliwiających podgląd rejestrowanych zdarzeń
2. Za obsługę techniczną oraz prawidłowe funkcjonowanie systemu monitoringu wizyjnego odpowiedzialny jest: Jarosław Rewer
3. Serwer, na którym przechowywany jest obraz z kamer znajduje się w
   • 63-600 Kępno, ul. Bractwa Kurkowego 5/29
   • 63-600 Olszowa, ul. Opalowa 9
   • 63-600 Kępno, ul. Inwestycyjna
4. Dostęp do bieżącego podglądu obrazu oraz nagrań z monitoringu posiadają wyłącznie osoby upoważnione przez Współadministratorów Danych Osobowych, oraz osoby upoważnione przez
5. podmiot zajmujący się świadczeniem usług ochrony osób i mienia w danej Nieruchomości.
   Wszystkie osoby, mające dostęp do zapisu i obrazu monitoringu zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych.

§ 6. Obowiązek informacyjny wobec osób objętych monitoringiem wizyjnym

1. Wejścia/wjazdy do Nieruchomości, pomieszczenia oraz strefy monitorowane są oznaczone w sposób widoczny oraz czytelny tabliczkami z piktogramem kamery.
2. Wejście osoby w strefę objętą monitoringiem jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących, w zakresie wizerunku i wykonywania czynności, zarejestrowanych przez monitoring.
3. Obowiązek informacyjny względem osób objętych monitoringiem realizowany jest poprzez klauzulę informacyjną umieszczoną przy kamerach monitoringu zamieszczonych przy wejściach/wyjazdach z Nieruchomości, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
4. Rozbudowana klauzula w przedmiocie monitoringu wizyjnego zawarta jest w ramach załącznika nr 3 do niniejszego Regulaminu.

§ 7. Postanowienia końcowe

1. Decyzje w sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem podejmują wspólnie zarządy Spółek będących Współadministratorami Danych Osobowych.
2. Regulamin obowiązuje od dnia 27 listopada 2024 r.

Załącznik nr 1

Regulamin monitoringu wizyjnego stosowany przez Współadministratorów danych osobowych

Załącznik nr 2

Regulamin monitoringu wizyjnego

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu zapewnienia bezpieczeństwa na terenie obiektu, ochrony naszej własności oraz zapobiegania czynom zabronionym i ich ujawniania. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. e) i f) RODO oraz art. 9 ust. 2 g) i h) RODO. Monitoring obejmuje siedzibę spółki MKS Meble Marcin Surmiak spółka komandytowa, siedzibę spółki ADSO FURNITURE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oraz tereny przyległe. Państwa dane osobowe przetwarzane w ramach monitoringu będą przechowywane przez okres maksymalnie 90 dni od dnia, w którym zostały zebrane. Wszystkie informacje dotyczące tego przetwarzania, w tym obejmujące Państwa uprawnienia są dostępne w siedzibie spółki MKS Meble Marcin Surmiak spółka komandytowa w Kępnie (63-600) przy ulicy Bractwa Kurkowego 5/29 , w siedzibę spółki ADSO FURNUITURE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, a także w ramach Polityki prywatności dostępnej na stronie internetowej Współadministratorów Danych Osobowych prowadzonej pod adresem https://mks-meble.pl/ . Wszelkie pytania możecie Państwo także kierować na adres e-mail: lukasz.maryniak@mks-meble.pl lub pod następującym numerem telefonu: 730106308. MKS Meble Marcin Surmiak spółka komandytowa z siedzibą w Kępnie ulica Bractwa Kurkowego 5/29, Kępno 63-600, KRS: 0000812324, NIP: 6192050645, REGON: 38487807300000 oraz ADSO FURNITURE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kępnie przy ulicy Bractwa Kurkowego 5/29, Kępno 63-600, KRS: 0000904935, NIP: 6192053891, REGON: 38912404800000 – Współadministratorami Twoich Danych Osobowych Regulamin monitoringu wizyjnego jest dostępny na stronie internetowej pod adresem: https://mks-meble.pl/26_regulamin-monitoringu-wizyjnego

Załącznik nr 3

Klauzula informacyjna RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) spółki MKS Meble Marcin Surmiak spółka komandytowa oraz ADSO Furniture spółka z ograniczoną odpowiedzialnością informują, że:

1. Współdministratorami danych osobowych są: MKS Meble Marcin Surmiak spółka komandytowa z siedzibą w Kępnie przy ul. Bractwa Kurkowego 5/29, Kępno 63-600, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sadowego pod numerem KRS: 0000812324, NIP: 6192050645, REGON: 384878073, reprezentowana przez Marcina Surmiaka – komplementariusza spółki oraz Adso Furniture spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kępnie, przy ul. Bractwa Kurkowego 5/29, Kępno 63-600, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000904935, NIP: 6192053891, REGON: 389124048, reprezentowana przez Agnieszkę Surmiak – Prezesa Zarządu
2. Kontakt z administratorem jest możliwy pod adresem: ul. Bractwa Kurkowego 5/29, Kępno 63-600, lub pod następującym adresem e-mail: lukasz.maryniak@mks-meble.pl lub pod następującym numerem tel. 730106308.
3. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych w ramach monitoringu wizyjnego to: art. 6 ust. 1 lit. e RODO (przetwarzanie danych osobowych jest konieczne w celu realizacji zadania wykonywanego w interesie publicznym) , art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne w celu realizacji uzasadnionego interesu Współadministratorów danych osobowych) oraz art. 9 ust. 2 lit g) RODO (przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym) oraz art. 9 ust. 2 lit h) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy).
4. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku, ochrony dóbr i mienia Współadministratorów oraz osób przebywających na terenie Nieruchomości zarządzanej przez Współadministratorów Danych Osobowych.
5. Monitoring wizyjny obejmuje miejsca wyznaczone na terenie Nieruchomości wykorzystywanych przez Współadministratorów Danych Osobowych, na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, a w szczególności wejścia/wyjścia z budynków, a także teren wokół ww. budynków, w tym parking.
6. Dane z systemu monitoringu obejmują: czas i miejsce zdarzeń objętych monitoringiem, wizerunki osób oraz sposoby zachowania się osób, których wizerunek utrwalono na urządzeniu rejestrującym, numery rejestracyjne samochodów w przypadku wjazdu na teren Nieruchomości.
7. Rejestracji i zapisowi danych na rejestratorze danych podlega wyłącznie obraz. Kamery nie rejestrują dźwięku.
8. Monitoring funkcjonuje całodobowo.
9. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, zaplecza kuchennego, szatni, stołówek, palarni, ani też innych pomieszczeń, w których instalacja monitoringu wizyjnego jest zabroniona na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
10. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 90 dni. Po tym okresie zarejestrowane dane zostają automatycznie nadpisywane tj. całkowicie i trwale zniszczone, z zastrzeżeniem pkt 11-13 poniżej.
11. Osoba zainteresowana lub organ uprawniony na podstawie przepisów prawa może zwrócić się do Współadministratorów Danych Osobowych z pisemnym wnioskiem o zabezpieczenie przed automatycznym usunięciem nagrania z monitoringu na potrzeby przyszłego postępowania. Wniosek należy złożyć w siedzibie spółek będących Współadministratorami Danych Osobowych. Wniosek o zabezpieczenie lub udostępnienie nagrania powinien zostać złożony przed upływem terminu przechowywania nagrań z monitoringu wizyjnego.
12. Prawidłowo złożony wniosek o zabezpieczenie lub udostępnienie nagrania powinien zawierać: dokładną datę, przybliżony czas zdarzenia i miejsce zdarzenia. W przeciwnym razie nie będzie możliwości odnalezienia właściwego obrazu. Wniosek powinien zawierać także uzasadnienie żądania zabezpieczenia nagrań z monitoringu.
13. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub Współadministratorzy powezmą wiadomość, że mogą one potencjalnie stanowić dowód w postępowaniu, termin wskazany w ust. 10 powyżej, może ulec przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
14. Współadministratorzy informują, że każde miejsce objęte monitoringiem wizyjnym na terenie Nieruchomości jest oznaczone tabliczką z piktogramem kamery.
15. Na zasadach określonych przepisami RODO przysługuje Panu/Pani prawo do: dostępu do swoich danych osobowych (z poszanowaniem praw i wolności innych osób), sprostowania swoich danych osobowych (w ograniczonym zakresie, z uwagi na brak możliwości modyfikowania wizerunku na nagraniu), prawo do sprzeciwu i ograniczenia przetwarzania danych osobowych, prawo do usunięcia danych osobowych. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się ze Współadministratorami.
16. Pani Panu przysługuje także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.
17. Pani/Pana Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom upoważnionym, które wykazały się interesem prawnym, do otrzymania ww. danych, a w szczególności podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa takim jak: Prokuratura, Sąd, Policja.
18. Dane zgromadzone z wykorzystaniem monitoringu wizyjnego nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji i nie będą podlegały profilowaniu.
19. Szczegółowe zasady funkcjonowania monitoringu wizyjnego opisano w Regulaminie monitoringu wizyjnego stosowanym przez Współadministratorów danych osobowych. Regulamin został opublikowany na stronie internetowej prowadzonej przez Współadministratorów pod adresem: https://mks-meble.pl/26_regulamin-monitoringu-wizyjnego Oraz jest dostępny do wglądu w siedzibie Współadministratorów pod adresem: ul. Bractwa kurkowego 5/29, Kępno 63-600.