STOSOWANY PRZEZ WSPÓŁADMINISTRATORÓW DANYCH OSOBOWYCH
MKS MEBLE MARCIN SURMIAK SPÓŁKA KOMANDYTOWA ORAZ ADSO FURNITURE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
§ 1.
[Postanowienia ogólne]
Regulamin określa zasady funkcjonowania monitoringu rozmów telefonicznych przychodzących i wychodzących, reguł przechowywania zapisu monitorowanych rozmów telefonicznych, sposobu ich zabezpieczenia oraz tryb udostępniania danych w ramach działalności następujących spółek:
- MKS Meble Marcin Surmiak spółka komandytowa z siedzibą w Kępnie, przy ulicy Bractwa Kurkowego 5/29, Kępno 63-600, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000812324, NIP: 6192050645, REGON: 384878073, reprezentowana przez Marcina Piotra Surmiaka – komplementariusz spółki uprawnionego do samodzielnej reprezentacji Spółki, (dalej jako: MKS Meble Marcin Surmiak sp.k.)+
- Adso Furniture spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kępnie, przy ulicy Bractwa Kurkowego 5/29, Kępno 63-600, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000904935, NIP: 6192053891, REGON: 389124048, reprezentowana przez Agnieszkę Surmiak – Prezesa Zarządu uprawnioną do samodzielnej reprezentacji Spółki (dalej jako: Adso Furniture sp. z o.o.).
§ 2.
[Cele nagrywania rozmów]
Celem nagrywania rozmów telefonicznych jest:
- podnoszenie standardów obsługi oraz bezpieczeństwo osób prowadzących rozmowę telefoniczną,
- ograniczenie zachowań niepożądanych, destrukcyjnych, zagrażających zdrowiu i bezpieczeństwu użytkowników obiektu,
- ustalanie sprawców czynów nagannych (zniszczenia mienia, kradzieże itp.),
- wyjaśnianie sytuacji konfliktowych.
§ 3.
[Podstawy prawne]
- Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes Współadministratorów Danych Osobowych polegający na kontroli jakości prowadzonych przez Pracowników rozmów w szczególności z klientami, tj. art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) (dalej jako: RODO).
- Obowiązek informacyjny (klauzula informacyjna), o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ((Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 roku, str. 1), wypełnia się poprzez zamieszczenie klauzuli informacyjnej, zawartej w ustępie 3 niniejszego paragrafu na stronie internetowej prowadzonej pod adresem https://mks-meble.pl/.
- Współadministratorami danych osobowych zgromadzonych podczas rejestracji rozmów telefonicznych są:
- MKS Meble Marcin Surmiak spółka komandytowa z siedzibą w Kępnie, przy ulicy Bractwa Kurkowego 5/29, Kępno 63-600, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000812324, NIP: 6192050645, REGON: 384878073, reprezentowana przez Marcina Piotra Surmiaka – komplementariusz spółki uprawnionego do samodzielnej reprezentacji Spółki,
oraz
Adso Furniture spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kępnie, przy ulicy Bractwa Kurkowego 5/29, Kępno 63-600, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000904935, NIP: 6192053891, REGON: 389124048, reprezentowana przez Agnieszkę Surmiak – Prezesa Zarządu uprawnioną do samodzielnej reprezentacji Spółki. - Kontakt z administratorem jest możliwy pod adresem: ul. Bractwa Kurkowego 5/29, Kępno 63-600 lub pod następującym adresem e-mail: lukasz.maryniak@mks-meble.pl.,
- Dane osobowe będą przetwarzane w celu:
- uzasadnionego interesu Współadministratorów Danych Osobowych polegającego na organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy i właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Współadministratorach Danych Osobowych związanych z ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
- Kategorie przetwarzanych danych osobowych
Współadministratorzy Danych Osobowych przetwarzają następujące dane osobowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wizerunek, - Przekazywanie danych osobowych poza obszar Unii Europejskiej
Współadministratorzy mogą potencjalnie przekazywać dane osobowe poza obszar Unii Europejskiej lub Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności przez korzystanie przez Współadministratorów Danych Osobowych z narzędzi informatycznych, platform oraz funkcjonalności, których dostawcy mają siedzibę poza obszarem unii Europejskiej lub Europejskim Obszarem Gospodarczym, - Czas przetwarzania danych osobowych:
W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest: - art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dane osobowe będą przetwarzane przez okres 2 lat, poczynając od dnia wytworzenia raportu aktywności,
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO - dane osobowe będą przetwarzane przez okres 2 lat, poczynając od dnia wytworzenia raportu aktywności,
- W związku z przetwarzaniem danych osobowych, każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przysługuje prawo do:
- cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych,
- złożenia sprzeciwu wobec wykorzystania danych,
- żądania usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”),
- żądania ograniczenia przetwarzania danych,
- dostępu do danych,
- żądania sprostowania danych,
- przenoszenia danych do innego administratora.
- Profilowanie
Przetwarzane dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania. - Jeśli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, mają Państwo prawo złożyć skargę do organu nadzorczego na przetwarzanie danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych. Skargę można składać Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
§ 4.
[Zasady działania monitoringu rozmów telefonicznych]
- Osoby wykonujące połączenia telefoniczne na numery telefonów objętych systemem nagrywania rozmów są informowane o nagrywaniu rozmów poprzez komunikat odtwarzany automatycznie w oczekiwaniu na połączenie.
- Treść komunikatu opisanego w ust.1 brzmi: „Prosimy wybrać numer wewnętrzny lub czekać na połączenie. W celu zapewnienia wysokiej jakości obsługi wszystkie rozmowy są nagrywane. Jeżeli nie wyrażają Państwo na to zgody, prosimy o rozłączenie i osobisty kontakt ze spółką MKS Meble Marcin Surmiak lub Adso Furniture sp. z o.o., które są Współadministratorami Państwa Danych Osobowych. Pełna treść obowiązku informacyjnego wynikająca z RODO dostępna jest na stronie https://mks-meble.pl/.”
- W przypadku wykonania połączenia wychodzącego odbiorca usłyszy komunikat „połączenie jest nagrywane”.
- Osoba, o której mowa w ust. 1, która nie wyraża zgody na nagrywanie, proszona jest o zakończenie połączenia telefonicznego. Kontynuacja połączenia telefonicznego po wysłuchaniu komunikatu oznacza wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych.
- Osoby, które zostały nagrane, mają prawo do dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych. Mają również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), gdy uznają, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących ich osoby narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Każdy przypadek zapisu rozmowy na jakikolwiek przenośny nośnik musi zostać odnotowany stosownym protokołem przekazania (Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu).
- Nagrywanie rozmów odbywa się całodobowo.
- Rejestracji i zapisowi podlegają rozmowy przychodzące i wychodzące.
- Awaria systemu rejestracji rozmów nie wpływa na możliwość połączenia się i rozmowy telefonicznej.
- Każdy pracownik w tym nowo zatrudniany powinien zostać poinformowany o nagrywaniu rozmów. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 3 do Regulaminu.
- Czas przechowywania nagrań z rozmów telefonicznych wynosi 2 lata od dnia nagrania (wytworzenia raportu aktywności). W przypadku, w którym nagranie stanowi dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tych okresów nagrania zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu.
- Rejestracji i zapisowi na nośniku fizycznym podlega, w przypadku monitoringu rozmów telefonicznych – dźwięk.
- Zgrywanie kopii zapisów z systemu monitoringu wykonywane jest przez osoby posiadające stosowne upoważnienie, w szczególności przez pracowników odpowiedzialnych za administrację strukturą IT.
- Nagrywanie rozmów odbywa się na wszystkich numerach telefonicznych.
§ 5.
[Udostępnienia nagranych rozmów]
- Dostęp do nagranych rozmów mają jedynie osoby upoważnione przez Współadministratorów Danych Osobowych tj. spółka MKS Meble Marcin Surmiak sp.k. oraz Adso Furniture sp. z o.o.
- Zapisy rozmów telefonicznych mogą być udostępniane wyłącznie za zgodą Współadministratorów Danych Osobowych upoważnionym podmiotom, jeżeli obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa w zakresie ich działania.
- Nagrania rozmów mogą być przekazywane podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom świadczącym na rzecz Współadministratorów usługi ochrony mienia i zarządzania systemami informatycznymi.
- Wzór wniosku o udostępnienie nagrań z monitoringu rozmowy telefonicznej przychodzącej, stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
- Dane udostępnia się w/w podmiotom na nośniku elektronicznym wraz z protokołem (Załącznik nr 2) przekazania danych z systemu monitoringu.
§ 6.
[Czas przechowywania nagrań]
Okres przechowywania nagrań jest ograniczony pojemnością nośnika danych, jednakże nie przekracza on 2 lat od dnia nagrania (wytworzenia raportu aktywności), a po tym terminie dane są usuwane przez ich nadpisanie danych na dysku (termin usunięcia danych ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania prowadzonego na postawie przepisów prawa lub gdy Współadministratorzy Danych Osobowych powzięli informację, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu).
§ 7.
[Obowiązywanie]
Regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników.
Załączniki do pobrania.