- Współadministratorzy Danych Osobowych spełniają obowiązek informacyjny wobec wszystkich osób fizycznych, których dane osobowe przetwarzają.
- Wobec Reprezentantów Kontrahentów, Współadministratorzy danych osobowych spełniają obowiązek informacyjny automatycznie w ten sposób, że w stopce maila Pracowników/Współpracowników kontaktujących się z Kontrahentami zawarte jest odesłanie do niniejszej klauzuli w formie linku. Współadministratorzy mogą nie spełnić obowiązku informacyjnego wobec Reprezentantów Kontrahentów, jeśli udzielenie informacji byłoby niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku.
- Spełniając obowiązek informacyjny, Współadministratorzy danych osobowych podejmują działania, celem wykazania spełnienia obowiązku informacyjnego.
- Jeżeli Współadministratorzy planują dalej przetwarzać dane osobowe w celu innym niż cel, w którym te dane zostały pozyskane, przed takim dalszym przetwarzaniem informuje on osobę, której dane dotyczą, o tym innym celu oraz udziela jej wszelkich innych stosownych informacji, o których mowa we wzorze klauzuli informacyjnej.
I. Współadministratorzy Danych Osobowych
W świetle obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności w myśl Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego potocznie RODO, Współadministratorami Państwa danych osobowych (dalej: Współadministratorzy Danych Osobowych) są:
MKS Meble Marcin Surmiak spółka komandytowa z siedzibą w Kępnie przy ulicy Bractwa Kurkowego 5/29, Kępno 63-600, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000812324, NIP: 6192050645, REGON: 38487807300000, reprezentowana przez Marcina Surmiaka – komplementariusza,
oraz
Adso Furniture spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kępnie przy ul. Bractwa Kurkowego 5/29, 63-600 Kępno, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000904935, NIP: 6192053891, REGON: 389124048 reprezentowana przez Marcina Surmiaka – Prezesa Zarządu
Kontakt ze Współadministratorami Danych Osobowych jest możliwy w następujący sposób:
poprzez e-mail: lukasz.maryniak@mks-meble.pl
telefonicznie: 730 106 308
Współadministratorzy danych osobowych nie powołali Inspektora Ochrony Danych.
Osobą wyznaczoną do kontaktu w sprawie RODO po stronie Współadministratorów jest: Łukasz Maryniak.
Współadministratorzy Danych Osobowych odpowiadają za wykorzystanie danych osobowych w sposób bezpieczny oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
II. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu:
- wykonywania bieżącej działalności gospodarczej przez Współadministratorów Danych Osobowych związanej ze sprzedażą produktów z branży meblarskiej,
- nawiązania i utrzymania relacji handlowych z dostawcami, odbiorcami oraz usługodawcami,
- zawarcia i wykonania innych umów handlowych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- spełnienia ciążących na Współadministratorach obowiązków prawnych (np. w celu wystawienia faktury VAT),
- ustalania, obrony i dochodzenia roszczeń,
- prowadzenie marketingu usług własnych.
Podstawą prawną przetwarzanych danych osobowych jest przede wszystkim art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Współadministratorów Danych Osobowych. Uzasadniony interes Współadministratorów Danych Osobowych wynika z niezbędności przetwarzania danych osobowych dla realizacji działań i zamierzeń gospodarczych Współadministratorów Danych Osobowych.
Ponadto podstawą przetwarzania danych osobowych może również być art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w sytuacji, gdy dane przetwarzane w związku z zawarciem lub wykonaniem umowy.
Współadministratorzy mogą potencjalnie przekazywać dane osobowe odbiorcy w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej, w szczególności w związku z korzystaniem z narzędzi informatycznych, których dostawcy mają siedzibę poza Unią Europejską.
III. Kategorie przetwarzanych danych osobowych
Współadministratorzy Danych Osobowych przetwarzają następujące kategorie danych: imię i nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa firmy, korespondencyjny adres służbowy, służbowy adres e-mail oraz służbowy numer telefonu.
W sytuacji, gdy Współadministratorzy żądają podania danych osobowych, ich podanie nie jest obowiązkowe, jednakże konieczne dla potrzeb nawiązania i prowadzenia współpracy gospodarczej pomiędzy Współadministratorem a kontrahentem.
Dane osobowe nie są przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
Dane osobowe pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Jeśli dane osobowe nie pochodzą od osoby, której dotyczą, wówczas pozyskiwane są ze źródeł powszechnie dostępnych w Internecie (np. CEIDG, KRS, strona firmowa itp.).
IV. Podmioty, którym powierzane są dane osobowe
Dane osobowe są przekazywane:
- podmiotom wykonującym na rzecz Współadministratorów danych osobowych usługi audytowe, konsultacyjne, doradztwa finansowego, prawne, podatkowe,
- podmiotom obsługującym serwery zewnętrzne,
- podmiotom zapewniającym obsługę informatyczną.
V. Czas przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe reprezentantów kontrahentów będą przechowywane przez okres prowadzenia współpracy gospodarczej pomiędzy Współadministratorami danych osobowych a kontrahentem, a także po jej zakończeniu, gdy istnieją uzasadnione przesłanki, że współpraca ta będzie wznowiona. Dane osobowe reprezentantów kontrahentów będą przechowywane przez maksymalny okres 3 lat od dnia ostatniego kontaktu pomiędzy stronami, a dłużej jedynie do czasu wygaśnięcia roszczeń wynikających z umowy stron.
VI. Uprawnienia przysługujące w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Współadministratorów danych osobowych
Przysługuje Państwu prawo do:
- dostępu do przetwarzanych danych osobowych – osoba, której dane są przetwarzane w każdej chwili ma prawo żądać dostępu do swoich danych osobowych, w tym prawo do żądania wydania mu informacji o tym czy jego dane osobowe są przetwarzane oraz kopii jego danych osobowych,
- sprostowania i uzupełnienia przetwarzanych danych osobowych – osoba, której dane są przetwarzane ma prawo w każdym czasie żądać niezwłocznego sprostowania swoich danych osobowych, jak również uzupełnienia tych, pod warunkiem jednak, że Współadministratorzy danych osobowych nie będą dysponowali podstawą prawną, która umożliwi mu odmowę ich sprostowania lub uzupełnienia,
- usunięcia przetwarzanych danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) – osoba, której dane osobowe są przetwarzane ma prawo żądać usunięcia danych osobowych jej dotyczących. Współadministratorzy danych osobowych mogą jednak odmówić realizacji tego prawa. Taka sytuacja będzie miała miejsce przede wszystkim wtedy, gdy na podstawie obowiązujących przepisów prawa Współadministratorzy będą uprawnieni lub zobowiązani do przechowywania danych osobowych,
- ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
- wniesienia sprzeciwu wobec czynności przetwarzania danych osobowych.
Z powyższych uprawnień można skorzystać, składając Współadministratorom danych osobowych odpowiedni wniosek na dane wskazane w punkcie I. Współadministratorzy danych osobowych mają prawo weryfikacji tożsamości osoby realizującej prawa wskazane powyżej.
Ponadto, osoba, której dane są przetwarzane jest uprawniona do żądania, aby dane osobowe były przenoszone innemu administratorowi, jednakże tylko pod warunkiem, że przetwarzanie odbywać się będzie w sposób zautomatyzowany i będzie to technicznie możliwe.
Przetwarzanie Państwa danych osobowych nie będzie odbywało się w oparciu o zgodę na przetwarzanie.
VII. Prawo złożenia skargi do organu nadzorczego
Jeśli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, przysługuje Państwu prawo złożenia skargi do organu nadzorczego na przetwarzanie danych osobowych przez Współadministratorów Danych Osobowych. Skargę można składać Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).